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Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Projekt aus den Bereichen Digitale Personalakte, Digitales Bewerbermanagement, Aktenverwaltung oder Rechnungseingang handelt. Außerdem bieten wir Ihnen – als Partner der perbit Software GmbH – die komplette Produktpalette von der Beleglesung bis zu Archivierung. Unser Schwerpunkt: Die generische Akte.
ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE OPTIMIERT PROZESSE IN DER PERSONALABTEILUNG
Digitale Personalakte ist webbasiert, plattformunabhängig und mit vielfältigen Dokumentenmanagement-Funktionalitäten ausgestattet. Die Software macht Schluss mit der Sucherei in unhandlichen Papierarchiven und unübersichtlichen Datenverzeichnissen.
Alle für die Personalabteilung relevanten Dokumente von der Bewerberakte bis hin zu Verträgen mit Leiharbeitsfirmen und externen Beratern werden erfasst, indexiert, zentral abgelegt und revisionssicher archiviert. Kurzum: Sämtliche Vorgänge werden mit modernster Technologie elektronisch abgebildet und sorgen für ein effizientes Personalmanagement.
ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE BESCHLEUNIGT PROZESSE IN DER PERSONALABTEILUNG
Unsere Digitale Personalakte beschleunigt die Prozesse in der Personalabteilung nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass die Sachbearbeiter zuverlässig Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben – und zwar völlig unabhängig von den Formaten, in denen die Unterlagen vorhanden sind. Egal ob Word, Excel, oder PDF – Digitale Personalakte macht alle Dokumente in einer einzigen Anwendung zugänglich. Papierdokumente wie beispielsweise Krankmeldungen werden zuvor gescannt und digitalisiert. Das Öffnen mehrerer Anwendungen und Wechseln zwischen den Fenstern ist überflüssig. Die einheitliche Verschlagwortung, Volltextrecherche und Querverweise über alle Belegarten des Personalstamms (PE, Schulungen, Zertifikate usw.) setzen die Informationen in einen Zusammenhang und ermöglichen den Sachbearbeitern und Führungskräften einen sofortigen Überblick, etwa über fehlende Belege oder zur Vorbereitung von Mitarbeiter-Gesprächen.
ZENTRALE VERWALTUNG FÜR DIE PERSONALAKTE
Digitale Personalakte bietet aber noch mehr als eine zentrale Verwaltung für die Personalakte: Die Software bildet auch verschiedene Workflows innerhalb des Personalmanagements ab. Das beginnt bei der Terminvorlage und -kontrolle bei wichtigen Personalentscheidungen bis hin zur Ablage arbeitsrechtlicher Hinweise. Dazu gehören Abmahnungen, die zeitgesteuert wieder entfernt werden müssen, Zwischenzeugnisse, Arbeitserlaubnisse und Arbeitsvorschriften. Die Bearbeitung von Bewerbungs-, Einstellungs- und Freistellungverfahren lässt sich so ebenso wie die von Urlaubsanträgen oder die Nutzung von firmeneigenen Fahrzeugen und Kommunikationsmitteln durch die Mitarbeiter elektronisch standardisieren. Mehr noch: Auch die Lohnbuchhaltung lässt sich an die Digitale Personalakte anbinden. Abrechnungsrelevante Daten wie Lohnabrechnungen, LST-B, SV-Meldungen und Krankmeldungen stehen damit ebenfalls zur Verfügung. Für das Personalmanagement ergibt sich daraus eine sofortige Transparenz über alle Vereinbarungen und Zusagen sowie über deren Auswirkungen.
FLEXIBILITÄT IM PERSONALMANAGEMENT
Flexibilität ist auch für Personalmanager heute ein wesentlicher Bestandteil ihrer Tätigkeit. Darum heben wir die digitale Personalakte von vornherein mit einem Webclient ausgestattet, der Zugriff auf die Datenbasis über das Internet ermöglicht. Damit können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Personalabteilungen auch von Unterwegs oder im Home Office die Unterlagen einsehen und bearbeiten. Die Workflow-Funktionalität bildet dabei typische Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse ab, wie etwa bei Vertragsänderungen, Genehmigungsläufen oder die Versendung von Dokumenten an definierte Verteiler. So sind alle Informationen stets auf dem neuesten Stand.
DIGITALES BEWERBERMANAGEMENT IST SCHNELL UND ÖKONOMISCH
Durch das Digitale Bewerbermanagement werden Daten schnell und somit ökonomisch klassifiziert und für die Bearbeitung durch die Fachabteilung bereitgestellt. Ein internes Punktesystem gleicht die Daten der Bewerbung mit der Ausschreibung ab und sorgt für zusätzliche Übersicht. Alternativ kann eine Anbindung an E-Recruiting-Systeme diese Aufgabe übernehmen.
Das Digitale Bewerbermanagement unseres Partners PLAN:D gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Bearbeitungsvorgänge bei Stellenausschreibungen und Bewerbungen. Die am Auswahlverfahren beteiligten Personen sind auf einem Informationsstand und haben – je nach Berechtigung – Zugriff auf die Dokumente, die zu den jeweiligen Bewerbern vorliegen. Die zeitintensiven Abläufe bei Stellenausschreibungen werden minimiert, der manuelle Aufwand wird deutlich reduziert. Somit können Sie sich voll und ganz auf den richtigen Bewerber konzentrieren und die Zeit bis zum Einstellungstermin verkürzen.
GUT STRUKTURIERTE BEWERBERDATENBANK
Digitales Bewerbermanagement ermöglicht es, eine gut strukturierte Bewerberdatenbank abzubilden. Gerade mit Blick auf einen drohenden Facharbeitermangel bietet ein aktueller Bewerberpool einen strategischen Vorteil bei künftigen Einstellungen. In das Digitale Bewerbermanagement können Sie strukturierte und unstrukturierte Dokumente integrieren. Im Laufe des Einstellungsprozesses ist es möglich, beliebige Inhalte und Dokumente hinzuzufügen. Typische Dokumente sind Bewerbungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Testergebnisse. Alle Bearbeitungsvorgänge innerhalb der Anwendung werden über Protokolle nachvollzogen. Durch die schnelle Volltextsuche besteht die Möglichkeit, nach verschlagworteten Dokumenten oder nach einzelnen Feldern, z.B. nach einem Bewerber oder einer Qualifikation zu suchen.
ALLE BEARBEITUNGSSCHRITTE WERDEN ABGEBILDET
Alle Stufen einer Bewerbung – von der Sichtung über den Einstellungstest bis hin zum Vorstellungsgespräch – werden komplett in der Anwendung abgebildet und sind jederzeit einsehbar. Automatisierte Statusmeldungen über den Eingang der Bewerbung bis hin zu nötigen Absagen generiert die Anwendung automatisch. Initiativbewerbungen werden praktischerweise mehreren offenen Stellen zugeordnet, eine Auswahl erfolgt dann in den Fachabteilungen. Die Workflow-Funktionalitäten innerhalb der Anwendung bilden typische Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse ab. Über Versendelisten erzielen Sie zum Beispiel eine schnelle interne Abstimmung.
STANDALONE-LÖSUNG ODER ALS LOGISCHE ERGÄNZUNG FÜR DIE DIGITALE PERSONALAKTE
Besonders effizient ist hierbei die direkte Übernahme der Daten eines eingestellten Bewerbers. Aus der „Bewerbermappe“ wird dann eine Personalakte. Die nach der Einstellung nötigen Schritte werden automatisch angestoßen. Der Zugriff auf die digitale Bewerbermappe bzw. den Bewerbungsprozess erfolgt zeitgemäß über Web-Technologie. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder Führungskräfte auch von unterwegs oder im Home Office die Unterlagen einsehen und bearbeiten.
STELLENAUSSCHREIBUNGEN PER MAUSKLICK
Mit der Bewerbermanagement-Lösung der PLAN:D verwalten Sie nicht nur Ihre Bewerberdaten, sondern organisieren auch Ihre kompletten Stellenausschreibungen. Nach Ihren Vorgaben werden die nötigen Qualifikationen per Mausklick individuell definiert und ein optimales Bewerberprofil erstellt. Die eingehenden Bewerbungen werden dann automatisch mit dem Profil abgeglichen und Sie erhalten sehr schnell einen Überblick über potenziell passende Kandidaten. Darüber hinaus werden alle relevanten Informationen Ihrer offenen Stellen übersichtlich angezeigt: Stellenbezeichnung, Gültigkeitszeitraum, die Anzahl der Schaltungen, der Preis pro Schaltung und die gesamten Media-Kosten. Neue Ausschreibungen generiert das System auf Knopfdruck. Über Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen im Personalbereich ist die Einbindung des Digitalen Bewerbermanagements in die vorhandene IT-Infrastruktur problemlos möglich.
PERFEKTE KOMBINATION MIT DEM MODUL PERSONALBEDARFSPLANUNG
Das Modul Personalbedarfsplanung steuert komplexe Recruitingprozesse und wird damit den neuen Anforderungen an ein modernes Bewerbermanagement gerecht. Es kann wahlweise mit unseren Lösungen Digitales Bewerbermanagement oder Digitale Personalakte eingesetzt werden. Mit dem Modul lassen sich viele Themenbereiche innerhalb von Bewerbungsprozessen zielführend bearbeiten. Das reicht von der Personalbedarfsplanung bis hin zur Bewerberauswertung. Auch personalrelevante Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung oder Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen können integriert werden.
EXAKTES PERSONALMANAGEMENT MIT E-AKTE
So ermöglicht die PLAN:D e-Akte nicht nur ein exaktes Personalmanagement, sondern gewährleistet einen effizienten Informationsfluss bei einheitlicher Sicht auf die wichtigsten Informationen. Nahtloser Zugriff auch aufarchivierte Daten, eine transparente und sichere Dokumentenablage und Revisionssicherheit inklusive.
DIGITALES BEWERBERMANAGEMENT FÜR SAP
Recruiting, Personalbedarfsplanung, effizientere Standardabläufe – die e-Akte zeigt sich mit ihren komplexen Funktionalitäten als Entwicklung der Zukunft. Mit ihr lassen sich zum Beispiel unkompliziert Ausschreibungen mit Qualifikationsprofilen erstellen und automatisch mit Bewerbungen abgleichen. Auch Fluktuationsübersichten oder Wachstums- und Ausbauplanungen können mit dem Modul abgebildet werden; dank der SAP-Schnittstelle nun mit einer vereinfachten Integration.
Direkten Aufruf der e-Akte aus den Standard-Transaktionen der SAP-Personaladministration
Effizienten Informationsfluss bei einheitlicher Sicht auf die wichtigsten Informationen
Direkten Zugriff auf definierte Stammdaten aus SAP
Archivanbindung
EFFIZIENTES PROJEKTMANAGEMENT FÜR DIE BAUVERWALTUNG MIT AKTENPLAN BAUAKTE
Die Branchenlösung Aktenplan Bau unseres Partners PLAN:D ist speziell für die Baubranche konzipiert. Die umfassende Software-Lösung führt unterschiedliche Informationsquellen von Bauunternehmen, Generalunternehmern, Baudienstleistern, Bauherren, Investoren, Wohnungsbaugesellschaften oder Bauträgern wie elektronische Dokumente, E-Mails, elektronisch erstellte Zeichnungen und Papierdokumente unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen.
Technologien für Archivierung, Dokumenten- Management und Workflow werden innovativ miteinander kombiniert. Damit ist PLAN:D Aktenplan Bau die Basis des modernen Projektmanagements. PLAN:D Aktenplan Bau ist webbasiert, plattformunabhängig und bietet vielfältige Dokumenten- Management- Funktionalitäten: Von der intelligenten Erfassung, Indexierung, Weiterleitung bis zur revisionssicheren Archivierung wird der komplette Workflow mit aktueller Technologie abgedeckt.
PLAN:D AKTENPLAN BAU VERBESSERT DIE AUSKUNFTSFÄHIGKEIT VON PROJEKTEN IN DER BAUBRANCHE
Der PLAN:D Aktenplan Bau ermöglicht eine optimale Steigerung der Effizienz in den Prozessabläufen und verbessert in erheblichem Maß die Auskunftsfähigkeit von Projekten in der Baubranche. Von den drei “Flüssen” im Unternehmen, Material (ERP), Geld (FiBu) und Informationen, ist meist der Informationsfluss nicht strukturiert geregelt. Üblicherweise gibt es für jede Informationsquelle ein eigenes System. So werden mit Word oder Excel erstellte Dokumente sowie CAD-Zeichnungen im Filesystem abgelegt, während E-Mails auf dem Mailserver liegen und Papierdokumente oft in x-fachen Kopien in Schubladen und Aktenordnern lagern.
DIGITALE BAUAKTE FÜR DIE BAUVERWALTUNG
PLAN:D Aktenplan Bau passt sich den speziellen Anforderungen von Bauunternehmen, Generalunternehmern, Baudienstleistern, Bauherren, Investoren, Wohnungsbaugesellschaften und Bauträgern flexibel an und führt diese Informationsquellen unter einer Oberfläche zusammen. Technologien für Archivierung, Dokumenten- Management und Workflow werden innovativ miteinander kombiniert. Die Gesamtlösung PLAN:D Aktenplan Bau deckt alle Komponenten ab, die zur Erstellung eines individuellen Aktenplans in den entsprechenden Anwendungen nötig sind.
Aktenplan Bau bietet Flexibilität
PLAN:D Aktenplan Bau generiert eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender. Dabei bietet das Produkt eine Flexibilität, die auf die speziellen Unternehmensabläufe der Branche eingeht. Durch den Web-Client kann jeder Projektleiter von Unterwegs den aktuellen Stand eines Projektes einsehen oder neue Informationen einstellen. Die permanente Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente gibt Informationssicherheit.
Dokumente aller Art wie Korrespondenz, Pläne und Zeichnungen, Materiallisten und Verträge, aber auch Prozessabläufe werden zentral und rechtskonform verwaltet, sind auf dem aktuellsten Stand und können jederzeit abgerufen werden. Eine Workflow-Funktionalität bildet dabei Dokumentenprozesse ab, wie zum Beispiel bei Änderungen, Genehmigungsläufe, Verteiler, usw.
GERICHTSFESTE ORGANISATION DURCH AKTENPLAN BETRIEBSHANDBUCH
PLAN:D Aktenplan BHB passt sich den speziellen Anforderungen von Stadtwerken, Versorgungs- oder Entsorgungsbetrieben flexibel an. Technologien für Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow werden innovativ miteinander kombiniert. Die Gesamtlösung PLAN:D Aktenplan BHB deckt alle Komponenten ab, die zur gerichtsfesten Organisation und Erstellung von Betriebshandbüchern nötig sind.
AKTENPLAN BETRIEBSHANDBUCH BIETET INFORMATIONSSICHERHEIT DURCH VERFÜGBARKEIT
Gleichzeitig bietet das Produkt eine Flexibilität, die auf die speziellen Unternehmensabläufe der Branche eingeht. Die permanente Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente gibt Informationssicherheit. Alle Formulare, Arbeitsanweisungen oder Prozessabläufe werden zentral verwaltet, sind auf dem aktuellsten Stand und können jederzeit abgerufen werden. PLAN:D Aktenplan BHB generiert eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender.
PLAN:D Aktenplan Betriebshandbuch beschleunigt Geschäftsprozesse
Durch frei oder fest definierbare Versendeszenarien wird der Dokumentenfluss gesteuert und eine termingerechte Vorlage beim zuständigen Sachbearbeiter garantiert. Geschäftsprozesse werden beschleunigt, Terminüberschreitungen vollständig ausgeschlossen, und alle Vorgänge bleiben jederzeit transparent.
ZERTIFIZIERUNG VON STADTWERKEN UND BETRIEBEN DER VERSORGUNGS- UND ENTSORGUNGSINDUSTRIE
Für die Zertifizierung von Stadtwerken und Betrieben der Versorgungs- und Entsorgungsindustrie durch die Bundesnetzagentur wird das Betriebshandbuch zunehmend wichtiger. Umso bedeutender ist der effiziente und sichere Umgang mit den vorhandenen Informationen.
MITARBEITERMOTIVATION DURCH MODERNES IDEENMANGEMENT
Nicht nur das Management oder die Geschäftsleitung haben gute Ideen: Wer die Kreativität und Erfahrung des Personals gezielt nutzt, senkt Kosten, spart Zeit und Geld, und motiviert ganz nebenbei auch noch die Belegschaft: Denn viele kleine Ideen und Innovationen – seien dies Produkt-, Verfahrens- oder Sozialinnovationen – entlasten nicht nur die Firmenkasse, sondern führen in der Regel zu einer Verbesserung der sozialen Beziehungen in den Abteilung und zur Unternehmensführung. Auch die Selbständigkeit und Kreativität der Abteilungen und Mitarbeiter wird gefördert, die Akzeptanz zur Verbesserung und Veränderung steigt.
VORSCHLAGS- UND VERBESSERUNGSWESEN MIT AKTENPLAN BVV
Allerdings gilt es erst einmal, das Vorschlags- und Verbesserungswesen im Betrieb möglichst effizient zu organisieren. Dabei hilft Aktenplan BVV. Als typisches PLAN:D Produkt ist es webbasiert, plattformunabhängig und mit vielfältigen Dokumentenmanagement-Funktionalitäten ausgestattet. Mit Aktenplan BVV erhalten Manager und Sachbearbeiter auf Knopfdruck einen Überblick über den Status ihres Vorschlags- und Verbesserungswesens. Durch die Mappenstruktur wird der gesamte Prozess von der Einreichung bis zur Umsetzung von Vorschlägen nachvollziehbar und transparent – und das ohne Sucherei in unhandlichen Papierarchiven und unübersichtlichen Datenverzeichnissen. Denn die elektronische Mappe enthält alle relevanten Daten und Dokumente. Sämtliche Vorgänge werden so intuitiv und mit modernster Technologie abgebildet und sorgen für ein effizientes BVV-Management.
Aktenplan BVV setzt Maßstäbe im betrieblichen Vorschlagswesen
Der PLAN:D Aktenplan BVV ist als webbasierte Anwendung an jedem Arbeitsplatz verfügbar. Mitarbeiter oder auch Mitarbeitergruppen können hier ganz einfach über den Internet-Browser ihre Verbesserungsvorschläge eingeben. Die Eingabemaske sorgt dabei für die Kategorisierung und vollständige Erfassung der Vorschläge zur späteren Weiterverarbeitung. Aktenplan BVV bietet dafür verschiedene Workflows zur Bewertung und Prämierung von Verbesserungsvorschlägen. Die Sachbearbeiter haben zuverlässig Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Durch die einheitliche Verschlagwortung, eine Volltextrecherche und Querverweise kann gezielt nach Vorschlägen gesucht werden und diese mit Paralleleinreichungen abgeglichen werden. Auch eine freie Suche nach bereits umgesetzten Vorschlägen und Prämien ist möglich. Zugleich werden die Eingaben nach Bewertung und Selektion in eine Wissensdatenbank überführt.
PLAN:D AKTENPLAN BVV VERWALTET VERBESSERUNGSVORSCHLÄGE
PLAN:D Aktenplan BVV bietet aber noch mehr als eine zentrale Verwaltung aller Verbesserungsvorschläge: Die Software ermöglicht auch die Auswertung der Auswirkungen von Verbesserungsvorschlägen – also beispielsweise von Kosteneinsparungen – und macht ihre Potenziale für die zukünftige Entwicklung sichtbar. Über eine Schnittstelle können sämtliche Daten und Informationen an ein Reportingsystem übergeben werden.
Betriebliches Vorschlagswesen an verteilten Standorten
Besonders das Vorschlags- und Verbesserungswesen in Unternehmen und Organisationen mit verteilten Standorten stellt Manager vor Herausforderungen. Darum hat PLAN:D den Aktenplan BVV mit dem bewährten Webclient ausgestattet, der den Mitarbeitern und Sachbearbeitern von jedem Computer mit Internetanschluss Eingaben sowie den Zugriff auf die Datenbasis ermöglicht. Die Berechtigungsstruktur des Workflows ist dabei auf die typische Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse abgestimmt und ermöglicht Genehmigungsläufe oder die Versendung von Dokumenten an definierte Verteiler. Durch die Versionierung der Dokumente durch alle Bearbeitungsinstanzen sind die Informationen stets auf dem neuesten Stand.
DIE ELEKTRONISCHE FAHRZEUGAKTE FÜR DIE FUHRPARKVERWALTUNG
Unübersichtliche Zettelkisten und Regale voller klobiger Ordner haben ausgedient. Alle für das Fuhrparkmanagement wichtigen Dokumente vom Kauf- oder Leasingvertrag über Instandhaltungs- und Reparaturbescheinigungen, Steuerbescheide, Versicherungspolicen, TÜV-Berichte und Inspektionsintervalle bis hin zu den technischen Daten des Fahrzeugs und Informationen über den jeweiligen Fahrer werden elektronisch erfasst, verschlagwortet, zentral gespeichert und bei Bedarf revisionssicher archiviert. Aktenplan Fahrzeugakte bildet sämtliche Vorgänge rund um ein Fahrzeug während seines Bestands im Fuhrpark lückenlos ab. Noch nie war Fuhrparkmanagement einfacher und sicherer!
MODERNES FUHRPARKMANAGEMENT MIT PLAN:D AKTENPLAN FAHRZEUGAKTE
Der PLAN:D Aktenplan Fahrzeugakte sorgt dafür, dass Fuhrparkmanager und Disponenten schnell und treffsicher Zugriff auf alle relevanten Informationen über jedes Fahrzeug haben, und zwar völlig unabhängig von den Formaten, in denen die Unterlagen vorhanden sind. Egal ob Word, Excel, oder PDF – Aktenplan Fahrzeugakte macht in Form der bewährten PLAN:D-Mappenstruktur alle ein Fahrzeug betreffenden Dokumente in einer einzigen Anwendung zugänglich. Papierdokumente wie beispielsweise Werkstattrechnungen und Schriftverkehr werden zuvor gescannt und digitalisiert. Das Öffnen mehrerer Anwendungen und Wechseln zwischen den Fenstern ist überflüssig. Die einheitliche Indexierung, Volltextrecherche und Querverweise setzen die verschiedenen Informationen in einen Zusammenhang und ermöglichen dem Fuhrparkmanager einen sofortigen Überblick über Bauart, Abmaße, Ausstattung und Nutzlast, sowie Status und Verfügbarkeit jedes Fahrzeugs.
PLAN:D AKTENPLAN FAHRZEUGAKTE BIETET EINE ZENTRALE VERWALTUNG FÜR DEN FUHRPARK
PLAN:D Aktenplan Fahrzeugakte bietet aber noch mehr als eine zentrale Verwaltung für den Fuhrpark: Die Software bildet auch verschiedene typische Prozesse ab, zum Beispiel die Terminvorlage und Fristenkontrolle, Steuer- und Versicherungsangelegenheiten, Rechnungsprüfung sowie Ordnungswidrigkeiten. Dazu gehören Zertifizierungen, TÜV-Abnahmen, Abgasuntersuchungen, regelmäßige Wartung und Inspektionen, das Management von Tank- und Telefonkarten für die Fahrer und schließlich die Abwicklung von Schadensfällen und Bußgeldern, die mit Aktenplan Fahrzeugakte elektronisch standardisiert werden können.
FAHRZEUGVERWALTUNG MIT AKTENPLAN FAHRZEUGAKTE
Über entsprechende Schnittstellen lässt sich an den Aktenplan Fahrzeugakte auch an die jeweilige Speditionssoftware sowie ggf. vorhandene Fuhrpark- und Werkstattprogramme von Herstellern und Dienstleistern anbinden. Eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung übergibt abrechnungsrelevante Daten wie Werkstattrechnungen sofort zur weiteren Bearbeitung. Für das Fuhrparkmanagement ergibt sich daraus eine vollständige Transparenz über den Fahrzeugbestand und seine Einsatzmöglichkeiten bis hin zum Ersatz unrentabler oder überalterter Fahrzeuge.
DIGITALE FAHRZEUGAKTE BIETET EIN HÖCHSTMASS AN MOBILITÄ
Ohne ein Höchstmaß an Mobilität ist das Transport- und Logistikgewerbe schlicht undenkbar. Dabei spielt die räumliche und zeitliche Verfügbarkeit von Fahrzeugen eine zentrale Rolle. Sie werden daher meist an verteilten und häufig wechselnden Standorten bereitgehalten. Darum hat PLAN:D den Aktenplan Fahrzeugakte mit einer Webfunktionalität ausgestattet. Die Informationen aus den unterschiedlichen Standorten werden zentral gespeichert. Über den Webbrowser hat der Fuhrparkmanager sicheren Zugriff auf die Datenbasis und alle Funktionen. Der Webclient unterstützt die typischen Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse sowie die Versendung von Benachrichtigungen an definierte Verteiler.
ELEKTRONISCHE AKTE BIETET ZENTRALEN ZUGRIFF
Während im Krankenhaus hochsensible Patientendaten wie abteilungsspezifische Diagnoseinformationen, Behandlungspläne und Abrechnungsinformationen zusammengefasst werden, enthält die klassische Personalakte alle mitarbeiterbezogenen Daten wie Zeugnisse, Urlaubspläne, internen Schriftverkehr etc. Ähnlich verhält es sich bei den Kundenakten, wobei hier die besondere Herausforderung hinzukommt, dass bei überregional agierenden Unternehmen dezentral und standortübergreifend auf das Aktenmaterial zugegriffen werden muss.
SCHNELLIGKEIT UND EFFIZIENZ DURCH DIGITALE AKTENFÜHRUNG
In der heutigen Bürowelt stammen die Dokumente häufig aus den unterschiedlichsten Quellen: ERP-Systeme wie z. B. Navision, Groupware oder Mailsysteme wie MS Outlook/Exchange, Lotus Notes/Domino. Hinzu kommen die klassische Eingangspost in Papierform, Office-Dokumente, Zeichnungen, Sprachaufnahmen, Videos, Fotos bis hin zu radiologischen Aufnahmen und automatisch erzeugten Kurvendiagrammen. Doch wo immer diese Dokumente und Inhalte entstanden sind, das Archivsystem EASY ENTERPRISE schafft Ordnung und führt als elektronische Akte die unterschiedlichen Daten auf einem gemeinsamen Nenner zusammen.
DIGITALER AKTENPLAN: ZUGRIFF ÜBER APPLIKATIONEN
Neben dem Zugriff über den Archiv-Client, der für jede Systemplattform zu haben ist, sei es als Web-Client, Windows-Client oder Rich-Client, ist auch der Zugriff aus den üblicherweise durch den Anwender genutzten Applikationen möglich. Hierzu bietet PLAN:D Standardmodule für die Recherche und Anzeige aus allen etablierten Standardsystemen an. Der Anwender muss somit seine führende Applikation nicht verlassen, der Schulungsaufwand ist minimal. Eine Installation weiterer Komponenten auf dem Client ist nicht erforderlich, wodurch die bestehende Infrastruktur auch standortübergreifend genutzt werden kann. Denn gleichgültig, ob es um den Dienst am Menschen oder “nur” um das Wiederfinden einer wichtigen Geschäftsunterlage geht – was zählt, sind Schnelligkeit und Effizienz.
ELEKTRONISCHES RECHNUNGSEINGANGSBUCH
Auf der Basis von Docutec Xtract Account Payable hat PLAN:D deshalb die Lösung REB entwickelt. PLAN:D REB ist ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und kann als Modul für jede Rechnungswesen-Software eingesetzt werden, die ein von außen befüllbares Rechnungseingangsbuch hat. Es unterstützt Anwender bei der Rechnungsverfolgung innerhalb des Unternehmens und ermöglicht die allgemeine Optimierung des Rechnungsdurchlaufes. Die technische Voraussetzung dafür ist ein Scanner mit VRS und eine SQL Datenbank. Nach dem Öffnen der Eingangspost werden die Eingangsrechnungen/ – gutschriften mit dem Scanner erfasst, von der Software klassifiziert, aber nicht gebucht – unabhängig davon, ob eine vollständige Kontierung und/oder Kostenrechnungsinformationen vorliegt.
TERMINVERWALTUNG SCHAFFT TRANSPARENZ
Belegdaten so können vom Benutzer flexibel geändert, ergänzt und auch wieder gelöscht werden, bevor ein Beleg tatsächlich gebucht wird. Das Rechnungseingangsbuch bietet Unternehmen eine Komplettübersicht aller Rechnungen, die sich im Prüfungsprozess befinden. Zur Kontrolle stehen verschiedene Berichte, Einstell- und Selektionsmöglichkeiten innerhalb der Finanzbuchhaltung und eine entsprechende Terminverwaltung zur Verfügung. DieTerminverwaltung schafft gleichzeitig Transparenz, denn sie zeigt auf, wie gut die Abläufe in einem Unternehmen funktionieren und macht Schwachstellen sichtbar. Anwender erhalten auf diese Weise einen besseren Überblick über die Liquidität und können Skontierungspotentiale besser nutzen.
REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG
PLAN:D REB lässt sich wahlweise um nützliche Funktionen erweitern. So ist je nach vorhandenem Rechnungswesen-System eine revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen möglich. Eine optionale Hotkey-Funktion erlaubt den direkten Zugriff aus dem Rechnungseingangsbuch auf digitalisierte Rechnungen.